Hello meine Lieben!

Kennt ihr das, ihr arbeitet seit Stunden an irgendwelchen Aufgaben und kommt weder bei der einen oder anderen voran und nichts wird fertig? Heute gibt es meine Tipps und Tricks zum effizient(er)en Arbeiten!

Vorbereitung – Clean Space Clean Mind

Auch wenn mein Liebster der Meinung ist, ich würde eigentlich nur prokrastinieren wenn ich das tue, aber ich räume am liebsten kurz meinen Schreibtisch auf.

Wenn der meiste Müll und Krempel von meiner Arbeitsfläche verschwunden ist, kann ich besser meinen Fokus auf die wichtigen Dinge legen.

Automatisierung von Vorgängen

Der erste Tipp um Zeitzusparen ist es Vorgänge zu automatisieren. Das bedeutet Abkürzungen und Tipps verwenden. Ein Beispiel wäre die Bearbeitung meiner Bilder in Posts und Social Media. Mit Photoshop habe ich mir Grafik-Vorlagen für das Titelbild und die Pinterest-Grafik gemacht und auch bei der Bildbearbeitung gleichartiger Bilder benutze ich die erste Bearbeitung eines Bildes als eine Art Preset für die weiteren Bilder.

Im Prinzip nutzt du jegliche Art von Abkürzungen, Short Cuts, Vorlagen etc.

Aufgaben gebündelt im Block erledigen

Man spart sich eine Menge an Zeit, wenn man gleichartige Aufgaben oder Aufgaben die sich öfter wiederholen in einem größeren Zeitblock vorbereitet oder gar bearbeitet.

E-Mails beantworten kostet viel Zeit und reißt einen schnell aus seinem Workflow. Richte dir daher konkrete E-Mail-Zeiten ein, in denen du alle E-Mails bearbeiten kannst und außerhalb dieser Zeit, kannst du Mails bis dahin getrost ignorieren.

Ein Beispiel: Meine Morning Quotes (fast) jeden Tag auf Instagram kosten mich morgens mindestens 10 – 20 Minuten (+5 Minuten um die Müdigkeit zu überwinden) um eine Quote rauszusuchen, die erste App öffnen, Text eintippen, speichern, zweite App öffnen, Text eintippen, speichern, dritte App öffnen, Bild einfügen, speichern, Upload auf Instagram.

Wenn ich mir beispielsweise Sonntag Zeit nehme, 7 Quotes für die Woche raussuche, dann würde ich allein schon 5 bis 10 Minuten Zeit sparen, würde ich mir die Zeit nehmen um die Bilder direkt vorzubereiten, würde ich für 1 Stunde Arbeit, mir jeden Tag bis zu 20 Minuten sparen können.

Prioritäten setzen und Singletasking

Um auch wirklich voran zukommen, solltest du dich in erster Linie auf EINE EINZIGE Aufgabe konzentrieren. Multitasking funktioniert nicht wirklich bei Aufgaben die alle deine volle Aufmerksamkeit benötigen.

Um dich dann auch noch auf die richtige Aufgabe zu erst zu stürzen, setze dir die nötigen Prioritäten. In diesem Post habe ich eine Menge über Prioritäten und Eisenhower-Methode geschrieben. Die einfachste Variante Prioritäten zu setzen, ist es sich an den Deadlines zu orientieren. Schlicht: Was als Erstes erledigt werden muss, hat auch die höchste Priorität.

Better done than perfect

Einer der Grundsätze für mich wenn es um Effizienz geht: lieber fertig, als perfekt.

Perfektion kostet unglaublich viel Zeit und ist ein Luxus, den sich ein normaler Mensch mit einem Haufen Arbeit zu tun, nicht leisten kann.

Beende also ersteinmal deine Aufgaben so, dass du damit leben kannst und dann wenn dir ganz zum Schluss Zeit bleibt, kannst du auf Perfektion bauen.

Outsourcing

Manchmal muss man sich eingestehen, dass man nicht alles kann und aufgrund seiner eingeschränkten Fähigkeiten (vollkommen normal dass man nicht der Beste in allem ist) viel länger braucht als andere Menschen.

Mein Liebster ist beispielsweise viel fitter in Sachen Technik und Photoshop als ich und deshalb bitte ich ihn ab und zu um Vorlagen für mich zu basteln und Bilder zu bearbeiten.

Das sparrt mir die Zeit und ich habe die Gewissheit, dass die Aufgabe kompetent erledigt wird.

Gebe Aufgaben an Menschen weiter, die die nötige Kompetenz besitzen die Aufgabe gut zu erfüllen.

Think-Later-About-Liste

Ein kleines extra Gadget, was ich mir anlege und bei Aufgaben neben mir liegen habe: Die Think Later About Liste.

Im Prinzip ein leeres Blatt auf dem du alle Sachen aufschreibst, die dir während der Arbeit durch den Kopf fliegen und deine Konzentration stören. Aufschreiben, Vergessen, Weitermachen.

Planung

Dieser ganze Spaß bedarf natürlich einer gewissen Organisation. Versuche daher vielleicht im Voraus den Zeitaufwand einzuschätzen und die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu erledigen. Sowas wie Zeitblöcke kannst du auch super planen.

Das waren meine Tipps für effizientes Arbeiten! Hast du auch noch einen Tipp? Schreib ihn mir in die Kommentare!

Bis morgen!

Lisa ♥